6. Tilmelding

• Send en save the date med tidspunkt ud så tidligt som muligt. På den måde kan personer, der ikke har stor fleksibilitet i sin hverdag eller sit arbejdsliv planlægge sin deltagelse, fx personer der skal rejse langt eller har begrænset adgang til visse transportformer, personer med skiftende arbejdstid, småbørnsforældre eller personer med omsorgsansvar.
• Send en invitation med flere detaljer ud efterfølgende, så deltagere har lettere ved at planlægge deres deltagelse. Det kan fx inkludere:
  • Program (beskriv fagligt og eventuelt socialt program)
  • Målgruppe
  • Arrangementets tilgængelighed (beskriv de fysiske adgangsforhold, lokalernes tilgængelighed, mad og drikke samt hvordan du vil håndtere eventuelle forhåndsanmeldte behov)
  • Indsatser for at gøre arrangementet mere bæredygtigt og tilgængeligt
  • Håndtering af personoplysninger

• Brug en tilmeldingsformular, der opfordrer deltagerne til at dele information om konkrete behov på forhånd. På den måde får du altid den information du skal bruge til at tilpasse arrangementet og gøre det tilgængeligt, ud fra deltagernes konkrete behov. Det kan fx inkludere:
  • Navn og kontaktoplysninger (eventuelt nødkontakt)
  • Allergier og diæthensyn (eventuelt tilvalg af mad)
  • Behov for tolkning
  • Behov for assistance, hjælpemidler eller ledsager
  • Behov for at få information i andre formater, fx tilgængelig pdf, andre filtyper, større skrifttyper, printede eksemplarer eller i punktskrift/​Braille

• Overvej hvilke oplysninger fra deltagerne, som du har brug for at spørge om for at skabe et godt, sikkert og tilgængeligt arrangement. Du kan øge deltagernes følelse af inklusion allerede ved tilmelding ved at vise dem, at du tager visse hensyn, og ved at give dem mulighed for at melde konkrete behov.
  Hvis du fx skal booke transport eller overnatning til deltagerne, er det relevant at spørge om deltagernes fulde navn fra deres pas eller identitetskort, men også præference for transportform og transporttider, samt om de har behov for tilgængelige, kønsbestemte eller kønsneutrale faciliteter på overnatningsstedet.
• Tag kontakt til de personer, der har forhåndsanmeldt behov. Ved at informere dem om hvordan du tager hensyn til deres konkrete behov, kan de bedre planlægge deres deltagelse. Hvis du er usikker på, hvordan du bedst kan tilrettelægge for deres behov, er det aldrig forkert at spørge.
• Håndter personoplysninger anonymt og sikkert. Personoplysninger er identifikationsoplysninger som navn, adresse, alder og billeder. Tænk på, hvordan du håndterer samtykke fra forælder/værge, hvis børn under 18 år er involveret.