Kommunikér tydeligt og kortfattet i alt materiale om arrangementet. Anvend klarsprog og undgå forkortelser og interne begreb. Dette vil gavne alle deltagere og tage hensyn til fx sproglige kompetencer, ordblindhed og alder.
Hvis mulig, involvér personer med forskellige køn, aldre, erfaringer, baggrunde og funktionsevner i planlægningen. Det kan give dig nye perspektiver på arrangementet, som du måske ikke selv ville observere, og give dig mulighed for at tilpasse arrangementet, så det bliver relevant for flere.
Tilbyd deltagere at få tilsendt information om arrangementet og præsentationer i forskellige formater, fx tilgængelig pdf, andre filtyper, større skrifttyper, printede eksemplarer eller i punktskrift/Braille.
Sørg for, at præsentationer er letlæselige og tilgængelige, både digitalt og når de printes. Det kan fx inkludere:
Skriftstørrelse for overskrifter er mindst 32
Skriftstørrelse for tekst er mindst 24
Skrifttype skal være uden seriffer (eller grafiske fødder) (Arial, Verdana og Helvetica har god læsbarhed)
Undgå at skrive hele ord eller sætninger med store bogstaver, kursiv eller understregning
Brug kontrast, fx mørk tekst (sort, blå, grøn) på en lys baggrund (hvid)
Undgå negativ tekst (lys tekst på mørk baggrund), da det kan være svært at læse, hvis linjerne er for tynde
Undgå tekst ovenpå mønstret baggrund, billeder eller grafiske elementer
Grafiske elementer og billeder bør fylde mindst halvdelen af præsentationens side