2. Mødested

Fysiske arrangementer

• Besøg stedet før der indgås en aftale, og gå i dialog med stedet om hvilke behov, ønsker og krav du vil stille på forhånd.
• Vælg et sted, der ligger centralt og i nærheden af offentlig transport. Informér om offentlig transport muligheder, og motivér deltagerne til at vælge det. Informér om mulighed for handikapparkering eller afsætning (op til 25 meter fra indgangen), men ikke om generel parkering.
• Prioriter konferencelokal/​hoteller der er miljøcertificeret (Svanemærket, Green Key eller lignende) og bruger fornybar energi. Hvis stedet ikke bruger fornybar energi, kan du fx beregne arrangementets elektricitetsforbrug og tilkøbe vindcertifikater (eller lignende).

• Vælg et sted, der er universelt designet. Det kan fx inkludere:
  • Niveaufri og trappefri adgang, eventuelt med ramper
  • Stor elevator (mindst 1,1 x 1,4 meter)
  • Alarmsystemer der kan ses, høres og vibrerer
  • God skiltning, også i punktskrift/Braille
  • Kontrastmarkering af trappetrin og forhindringer
  • Brede automatiske døre (mindst 90 cm) uden dørtærskler (eller med skrå dørtærskler der er højst 2 cm)
  • Parfume-fri rengøring og produkter
  • Tilgængelige og kønsneutrale toiletter
  • Lokaler uden gulvtæpper
  • Godt lys- og lydsystem med mikrofon og højtalere
  • Mulighed for at anvende hjælpemidler (se afsnit ”Tolkning og hjælpemidler”)

• Sørg for, at alle lokaler er tilgængelige for alle deltagere, herunder publikumspladser, scene, grupperum og spisested. Fysisk adgang og teknisk udstyr skal fungere lige godt overalt, så alle deltagere kan være med i alle dele af programmet på lige vilkår.  
• Sørg for et godt lydsystem med mikrofon og højtalere. Tænk særligt på at vælge lokaler med et godt lydmiljø, uden ekko og baggrundsstøj. Dette er nødvendigt for personer med nedsat hørelse og gavner alle deltagere.
• Sørg for et godt lyssystem og at lyset i lokalerne kan justeres. Der skal være tilstrækkeligt med lys på talere. Hvis der er tegnsprogstolke, skal lyset kunne justeres, så tolkene kan ses hvis der vises video eller hvis lyset dæmpes.
• Udpeg en person, der har ansvar for sikkerhed. Kortlæg nødudgange og samlingssted ved evakuering og brand, og undersøg om der er andre nødudgange for personer i kørestol. Undersøg om det er sikkert at begå sig i lokalerne fx for personer med nedsat syn, og om trappetrin, ramper, ledninger eller andre forhindringer bør kontrastmarkeres fx med neonfarvet tape.
• Sørg for, at indgangen er markeret med tydelige skilte, og at alle kan komme ind dér. Sørg for at eventuelle informationsborde er lave, så alle kan nå, og at garderoben har personale til at hænge sager op eller kan selvbetjenes af både gående personer og personer i kørestol.  

Digitale arrangementer og livestreaming

• Vælg en digital platform, der understøtter arrangementets formål og understøtter forskellige former for tolkning, herunder skrivetolkning, og andre hjælpemidler. Zoom anbefales som en af de mest tilgængelige platforme, dernæst Teams.
• Ved indkøb af teknisk support/​partner, vælg et firma der bruger fornybar energi til sine løsninger eller har fokus på at mindske udslip fra servere.
• Gør det attraktivt at deltage digitalt ved at tilrettelægge for digital interaktion, fx chat, breakout rooms, afstemninger og digitale opslagstavler. Hvis der skal være et højt niveau af interaktion, stiller dette højere krav til funktionalitet og arrangørens styring.
• Gennemfør et testmøde eller anden test af tekniske løsninger, forbindelser, udstyr og præsentationer før arrangementet. Bed om at få tilsendt præsentationer på forhånd for blandt andet at tjekke om de er visuelt tilgængelige (se afsnit ”Information og præsentationer”).
• Tænk på hvordan du bedst kan dele materiale med deltagerne. Tunge filer som videoer, lydfiler og pdf kan med fordel deles via cloud-baserede tjenester, fx WeTransfer eller OneDrive. Dette giver deltagerne valget om hvilken information de ønsker at downloade og er mere klimabesparende. Husk altid at komprimere store filer, og begræns perioden de er tilgængelige.
• Tænk på hvordan du kan forbedre arrangørers, taleres og deltageres digitale kompetencer, så arrangementet bliver effektivt og inkluderende. Udarbejd og del en digital mødeetikette med alle deltagere på forhånd. En digital mødeetikette kan fx inkludere:
  • Krav til deltagernes udstyr, fx computer, webkamera, headset med mikrofon, stabil internetforbindelse, mobiltelefon eller tablet med adgang til bestemte apps, andre fysiske materialer
  • Krav til deltagernes fysiske miljø, fx at deltagerne skal sidde i et lyst lokale med godt lydmiljø, tæt på kamera og mikrofon, så tolke og andre deltagere kan se og høre dem
  • Information om hvordan deltagerne starter mødet, beder om ordet og slår mute til/fra
  • Information om hvordan deltagerne interagerer, fx i chat, breakout rooms, afstemninger og digitale opslagstavler
  • Information om tolkning og hvordan det fungerer

• Når, og hvis det giver mening, kan du opfordre deltagerne der ikke aktivt deltager i mødet til at slukke deres kamera: 90% af co2-udledningen forbundet med digitale møder kommer fra videobrug.

Hybride arrangementer

• Følg relevante råd for både fysiske og digitale arrangementer.
• Afklar behov. Det kan fx være et fysisk arrangement, hvor hele eller dele af programmet skal livestreames til digitale deltagere uden interaktion, eller det kan være et arrangement, hvor de fysiske og digitale deltagere skal kunne deltage og interagere på lige vilkår. Planlæg dette grundigt.
• Vælg en teknisk partner, der har erfaring med hybride løsninger og giver support. Hvis ikke der allerede findes udstyr i lokale, kan det være, at leverandøren skal opsætte egne kameraer, mikrofoner og andet udstyr. Sikre dig, at leverandøren tilbyder adgang til en digital platform, der understøtter tolkning og andre hjælpemidler, som fungerer godt med hinanden.
• Sørg for en inkluderende hybrid deltagelse. Du kan fx give digitale deltagere mulighed for at interagere, huske moderator og talere på at henvende sig til de digitale deltagere, og overholde den tidsplan og de pauser, som er meldt ud.