3. Valmennuksen toteutus

Valmennuksen aikataulu

Hakuprosessi ja osallistujien valinta

Haku pilottivalmennukseen toteutettiin alkuvuodesta 2023. Tammi-helmikuussa osallistujat täyttivät hakemuksen, jossa heitä pyydettiin arvioimaan oman organisaationsa nykytilaa asteikolla 1-4 (1 = täysin eri mieltä, 2 = osittain eri mieltä, 3 = osittain samaa mieltä, 4 = täysin samaa mieltä) kolmen väittämän kautta:

Osaamme hyvin tavoitteiden asettamisen ja mittareiden löytämisen.
Hallitsemme hyvin arvioinnin suunnitelmallisuuden sekä koordinoinnin ja johtamisen.
Osaamme viestiä toimintamme vaikutuksista.

Lisäksi pyydettiin vastaamaan lyhyesti kysymyksiin "Miksi haluatte mukaan ohjelmaan? ja “Miksi ohjelmaan osallistumisesta olisi hyötyä organisaatiollenne?" Hakijoita pyydettiin myös kertomaan, kuinka monta henkilöä heiltä osallistuisi valmennukseen, mikäli he tulisivat valituiksi. Hakuilmoituksessa suositeltiin kahden henkilön osallistumista.

Hakemuksia saatiin lyhyestä hakuajasta huolimatta 22 kappaletta. Näistä mukaan valittiin kymmenen organisaatiota. Enimmäismääräksi oli jo aiemmin sovittu kymmenen organisaatiota, jotta valmennus pystyttäisiin toteuttamaan laadukkaasti, ja jotta valmentajien olisi mahdollista tarjota myös organisaatiokohtaista tukea.

Osallistujien valinnassa painotettiin organisaatioiden valtakunnallisuutta ja toiminnan laajuutta sekä lähtötasoa. Pilottikierrokselle ei valittu mukaan järjestöjä, joissa ei ollut arviointia tehty vielä lainkaan.

Hakijoille toimitettiin tiedoksi valmennuksen yhteisten tilaisuuksien aikataulut jo hakuvaiheessa ja kerrottiin, että valmennus edellyttää sitoutumista aikatauluun, mm. lähipäiviin Helsingissä ja Tampereella. Tällainen kouluttautuminen on organisaatiolle merkittävä resursointi. Uskomme, että aikataulujen toimittaminen jo hakuvaiheessa oli osatekijä siinä, miten hyvin mukaan valitut osallistujat sitoutuivat valmennuskokonaisuuteen.

Aloituspäivä

Aloituspäivä pidettiin paikan päällä tapahtuvana, koko päivän tilaisuutena. Etäosallistuminen ei ollut mahdollista. Tämä pakotti osallistujat pysähtymään päiväksi asian äärelle.

Päivälle asetettiin kaksi tavoitetta:

Osallistuja osaa asettaa tavoitteita ja mittareita oman organisaationsa toiminnalle
Osallistuja osaa rakentaa oman organisaation arviointiprosessin

Päivän rakenne ja sisällöt:

09.30–10.00	Aamukahvit ja aamupala vapaamuotoisesti keskustellen
10.00–10.30	Esittelykierros, jossa jokainen kertoo, kuka on ja mistä tulee sekä mitä toivoo valmennukselta. Järjestäjien esittely ja valmentajien taustojen avaaminen. Päivän ohjelman ja turvallisemman tilan periaatteiden läpikäyminen.
10.30–11.00	Yhdessä keskustellen mitä on vaikuttavuus, miksi tämä valmennus on järjestetty ja mitä termejä käytämme. Valmennuksen kokonaisuuden esittely: tavoitteet, sisällöt ja valmennusohjelman aikajana. Lisäksi osallistujat tekivät alkukyselyn.
11.00–12.00	Luento-osuus: Tavoitteet ja mittarit - mitä ne ovat, miten tavoitteet määritellään ja miten niitä voi mitata.
12.00–13.00	Lounastauko
13.00–14.20	Arviointiprosessin ja arviointisuunnitelman esittely
14.20–14.30	Kahvitauko
14.30–15.00	Osallistujien omien tavoitteiden asettaminen, yleinen keskustelu valmennuksesta ja vastaukset kysymyksiin, sekä palautteen kerääminen aloituspäivästä.

Päivässä osallistujia muistutettiin myös luottamuksellisuudesta, joka oli yksi valmennuksen periaatteista. Valmennuksessa käsitellyistä asioista on voinut puhua yleisellä tasolla, mutta ei yksilöitävästi henkilöihin tai organisaatioihin. Lisäksi todettiin, että organisaatioiden valmennuksen aikana työstämät arviointisuunnitelmat on tarkoitettu vain kyseisen ryhmän nähtäväksi.

Päivän aikana osallistujat täyttivät aloituskyselyn, jossa tavoitteena oli kartoittaa osallistujien vaikuttavuusosaamista valmennuksen alussa. Osallistujat vastasivat 11 kysymykseen arvioiden omaa osaamistaan asteikolla en osaa / osaan vain vähän, osaan jonkin verran, osaan melko hyvin, osaan erittäin hyvin ja en osaa sanoa.

Kyselyn arviointikohteet olivat:

Vaikuttavuus yhteiskunnallisena ilmiönä
Vaikuttavuuden käsitteet
Tavoitteiden asettaminen
Mittareiden valinta ja käyttö
Vaikuttavuustyön johtaminen
Vaikuttavuudesta viestiminen
Arviointitiedon kerääminen
Arviointitiedon analysointi
Arviointitiedon hyödyntäminen
Arvioinnin koordinointi ja johtaminen
Arvioinnin suunnitelmallisuus

Jo aloituspäivän jälkeen oli todettavissa valmennuksen vastaavan olemassa olevaan tarpeeseen mielekkäällä tavalla. Osallistujat olivat aktiivisia, eikä järjestöjen lähtötasossa ollut suuria eroja. Osallistujilta tuli toive verkostoitumistilaisuudesta, johon päätettiinkin vastata lopetuspäivän yhteydessä järjestettävän after work -tyyppisen tilaisuuden muodossa.

Verkkotapaaminen

Verkkotapaaminen toteutettiin kahden tunnin etätapaamisena noin valmennuksen puolivälissä.

Verkkotapaamisen tavoitteet olivat:

Osallistuja osaa kertoa ja viestiä oman toiminnan vaikutuksista
Osallistuja osaa hyödyntää arviointiosaamista rahoitushakemuksissa

Verkkotapaamisen rakenne ja sisällöt:

13.00–13.15	Aloitus ja icebreaker, tilaisuuden ohjelman esittely
13.15–14.05	Luento ja keskustelu: Vaikuttavuudesta viestiminen Alustus Pienryhmäkeskustelut: Mistä teidän toiminnastanne / tuloksistanne voisi viestiä nykyistä enemmän? Ryhmäkeskustelujen purku
14.05–14.10	Tauko
14.10–14.50	Luento: Arviointi rahoitushakemuksissa
14.50–15.00	Päätössanat ja valmennuksen seuraavien askeleiden läpikäyminen

Verkkotapaamisesta kerättiin palautetta tilaisuuden aikana Zoomin kyselytyökalulla. Osallistujia pyydettiin vastaamaan kahteen väitteeseen, jotka olivat “sain uutta tietoa” ja “voin hyödyntää saamaani tietoa työssäni” asteikolla “paljon”, “jonkin verran” ja “en lainkaan”.

Q&A-tuokio

Valmennuksen Q&A-tuokio toteutettiin verkkotuokiona päiväsaikaan. Tuokio oli vapaaehtoinen osa valmennusta, mutta siitä huolimatta mukaan tuli osallistujia neljästä eri organisaatiosta. Paikalla oli lisäksi kaksi valmentajaa keskustelemassa ja fasilitoimassa tilaisuutta. Tuokion keskusteluteemoja ei ollut ennakkoon sovittu, vaan tilaa oli aidosti kysymyksille ja yhdessä ihmettelylle.

Keskustelu sujui jouhevasti ja aiheet nousivat osallistujilta itseltään. Pohdimme yhdessä muun muassa tiedon analysointia ja kuulimme yhden osallistujaorganisaation kehittämistyöstä.

Q&A-tuokio oli valmentajien näkökulmasta helppo toteuttaa ja kevyt järjestää. Tämä ei käytännössä vaatinut ennakkovalmisteluja videopuhelun linkin luomisen ja tiedottamisen lisäksi, mutta tarjosi kuitenkin osallistujille tilaisuuden kysyä ja kuulla toisten kokemuksia.

Yksilövalmennukset

Yksilövalmennukset organisaatioille toteutettiin kolmen viikon aikana. Jokaisella valmentajalla oli kolme tai neljä organisaatiota, joiden kanssa oli varattu aikaa kaksi tuntia keskustelulle. Käytännössä aikaa meni 1–2 tuntia, organisaation tilanteesta riippuen. Käytännössä osallistuvat järjestöt olivat hyvin erilaisissa vaiheissa arvioinnin kehittämisessä, osa hyvin alussa ja osa taas jo pidemmällä pohdinnoissa. Tämä näkyi myös yksilövalmennuksissa.

Valmentajat lukivat arviointisuunnitelman version etukäteen ja toivat esille kohtia, jotka kaipaavat tarkennuksia, laajennuksia, muutoksia jne. Huomiota kiinnitettiin näihin asioihin:

Onko tavoitteet, toimenpiteet ja mittarit hahmotettu oikein?
Onko prosessi kuvattu kokonaisuudessaan?
Onko vastuut määritelty konkreettisesti?
Onko suunnitelma rajattu valmennuksen kokonaisuuteen sopivaksi?

Valmennuksissa pyrittiin tuomaan esiin sekä organisaation onnistumisia että kehittämisen kohteita. Lisäksi haluttiin varmistaa, että järjestöllä on konkreettiset seuraavat askeleet suunnitelman kehittämiseksi valmennuksen seuraavaa vaihetta varten.

Mikäli osallistuva organisaatio niin halusi tai oli hyvin alussa suunnitelman teossa, saatettiin yksilövalmennuksissa myös keskustella tietyistä kysymyksistä ja pohtia arvioinnin haasteita yleisemmällä tasolla sen sijaan, että arviointisuunnitelmaa olisi käyty tarkasti läpi.

Yksilövalmennuksista tuli osallistujilta hyvää palautetta, ja todettiin, että ne kannattaa jatkossakin pitää osana valmennusta. Yksilövalmennus vie sekä valmentajien että osallistujien resursseja melko paljon, mutta toisaalta hyöty on suurta. Osaan tapaamista valmentajat pystyivät valmistautumaan enemmän, toisiin vähemmän, osallistujien tilanteesta riippuen. Toisaalta myös keskustelut saattoivat rönsytä arviointisuunnitelmasta laajemminkin toiminnan kehittämiseen ja esimerkiksi rahoitushakemuksiin.

Vertaispalaute

Osana valmennusta osallistuvat organisaatiot työstivät oman järjestönsä arviointisuunnitelmaa ja kommentoivat muiden osallistujien suunnitelmia. Ohjeistus arviointisuunnitelman työstöön annettiin aloituspäivässä.

Arviointisuunnitelman työstön aikataulu:

Ensimmäisen version palautus sähköpostitse omalle valmentajalle 3.3.

Yksittäisvalmennukset viikoilla 11–13 (2 h / organisaatio)
Toisen version palautus Slack-alustalle 21.4.
Toisen järjestön arviointisuunnitelman kommentointi Slack-alustalla viimeistään 28.4.
Kolmannen (ja viimeisen) version palautus Slack-alustalle 5.5.
Oman arviointisuunnitelman esittely ja opitun reflektointi lähipäivässä Tampereella 25.5.

Aikataulu vertaispalautteelle ja oman arviointisuunnitelman työstämiselle oli tiukka, mikä tiedostettiin jo valmennuksen suunnitteluvaiheessa.

Lopetuspäivä

Valmennuksen lopetuspäivä järjestettiin lähitapaamisena.

Lopetuspäivän tavoitteet olivat:

Osallistuja osaa kertoa oman organisaation arviointityöstä
Osallistuja osaa reflektoida oman organisaationsa arviointityötä ja pohtia sen kehittämistä itsenäisesti

Lopetuspäivän rakenne ja sisällöt:

09.30–10.00	Aamukahvit
10.00–10.15	Yhteinen aloitus, esittelyt vielä kerran ja päivän ohjelma
10.15–12.00	Järjestöjen arviointisuunnitelmien esittelyt, 15 minuuttia per järjestö
11.30–12.30	Lounas
12.30–13.45	Esitykset jatkuvat
13.30–13.45	Kahvitauko
13.45–15.00	Suullinen reflektio valmennuksesta kokonaisuutena, valmennuksen palautekyselyyn vastaaminen ja osaamisen kehittymiskysely (vrt. aloituspäivän kysely)

Lopetuspäivän päätteeksi järjestettiin vapaamuotoinen after work -tilaisuus halukkaille eli tiedotettiin paikka, jossa keskustelua voi jatkaa kupposen äärellä. Järjestettyä ohjelmaa ei ollut. Yli puolet osallistujista saapui mukaan tähän vapaamuotoiseen tapaamiseen.

Valmennuksen arviointi

Valmennuksen arviointi toteutettiin seuraavilla tavoilla:

Valmennuksen ensimmäisenä päivänä:
- Aloituskysely osallistujille: millaisena kokevat oman vaikuttavuusosaamisensa valmennuksen alussa (monivalintakysely, tutustu tarkemmin kysymyksiin luvussa 3)
- Aloituspäivän palautekysely, sähköinen kysely päivän lopuksi. Kysymykset koskivat käytännön järjestelyjä ja kokemusta päivän annin hyödynnettävyydestä.

Verkkotapaamisen lopuksi Zoomin polls-kysely. Kaksi kysymystä: 1) sain tilaisuudesta uutta tietoa 2) voin hyödyntää saamaani tietoa omassa työssäni
Valmennuksen viimeisenä päivänä:
- Lopetuskysely osallistujille osaamisen kehittymisen havainnollistamiseksi valmennuksen lopussa, sama kysely kuin ensimmäisenä päivänä
- Palautekysely valmennuksen kokonaisuudesta, jossa annettiin palautetta lopetuspäivästä, valmennuksesta yleisesti, yksittäisvalmennuksista, vertaispalauttesta ja arviointisuunnitelman työstöstä
- Osallistujien reflektiokeskustelu valmennuksen onnistumisesta ja oman osaamisen kehittymisestä
Valmentajien reflektiotapaaminen valmennuskokonaisuudesta