3. Genomförandet av coachningen

Coachningens tidtabell

Ansökningsprocess och val av deltagare

Ansökningen till pilotcoachningen genomfördes i början av 2023. I januari–februari fyllde deltagarna i en ansökan där man bad dem att bedöma det aktuella läget i sin organisation på en skala från 1–4 (1=helt av annan åsikt, 2=delvis av annan åsikt, 3=delvis av samma åsikt, 4=helt av samma åsikt) genom att ta ställning till tre påståenden:

Vi är bra på att fastställa mål och hitta indikatorer.
Vi behärskar systematiken i utvärdering väl samt samordning och ledning.
Vi kan kommunicera effekterna av vår verksamhet.

Dessutom ombads de att kortfattat svara på frågorna "Varför vill ni vara en del av programmet?" och "Varför skulle det gynna er organisation att vara en del av programmet?" Sökandena ombads också att ange hur många personer som skulle delta i coachningen om de blir valda. Utlysningsmeddelandet rekommenderade att två personer deltar.

Trots den korta ansökningsperioden inkom 22 ansökningar. Av dessa valdes tio organisationer att delta. Tio organisationer hade redan avtalats som det maximala antalet, så att det skulle vara möjligt att utföra coachningen på ett högkvalitativt sätt och så att coacherna också skulle kunna ge organisationsspecifikt stöd.

Vid urvalet av deltagare lades tonvikten på hur landsomfattande organisationerna var och verksamhetens omfattning samt startnivå. Organisationer som ännu inte hade någon utvärdering överhuvudtaget valdes inte ut för pilotomgången.

De sökande informerades om tidtabellerna för de gemensamma coachningsevenemangen redan i ansökningsskedet och meddelades om att coachningen kräver att man förbinder sig till tidtabellen, inklusive närvarodagarna i Helsingfors och Tammerfors. En utbildning av den här typen betyder en betydande resursallokering för organisationen. Vi tror att leveransen av tidtabeller redan i ansökningsfasen var en faktor i hur väl de utvalda deltagarna engagerade sig i coachningshelheten.

Startdag

Startdagen var en heldagshändelse som hölls på plats. Distansdeltagande var inte möjligt. Detta tvingade deltagarna att stanna upp vid frågan för en dag.

Två mål sattes upp för dagen:

Deltagaren kan fastställa mål och indikatorer för verksamheten i sin egen organisation
Deltagaren kan bygga en utvärderingsprocess för sin egen organisation

Dagens upplägg och innehåll:

9.30–10.00	Morgonkaffe och morgonmål med informell diskussion
10.00–10.30	Introduktionsrunda där var och en berättar om sig själv, var hen kommer ifrån och vad som önskas från coachningen. Introduktion från arrangörerna och öppnande av coachernas bakgrunder. Genomgång av dagens program och principerna för ett säkrare utrymme.
10.30–11.00	Gemensam diskussion om vad påverkan är, varför coachningen arrangeras och om vilka termer som vi använder. Presentation av utbildningshelheten: mål, innehåll och tidslinje för coachningsprogrammet. Dessutom besvarade deltagarna en inledande enkät.
11.00–12.00	Föreläsning: Mål och indikatorer – vad de är, hur man fastställer mål och hur de kan mätas.
12.00–13.00	Lunchpaus
13.00–14.20	Presentation av utvärderingsprocessen och utvärderingsplanen
14.20–14.30	Kaffepaus
14.30–15.00	Fastställande av deltagarnas egna mål, allmän diskussion om coachningen och svar på frågor. Insamling av respons om startdagen.

Under dagen påmindes deltagarna också om konfidentialitet, vilket var en av principerna för coachningen. Frågor som diskuterades i coachningen fick diskuteras på en allmän nivå, men inte på ett sätt som gör att man kan identifiera personer eller organisationer. Dessutom noterades att de utvärderingsplaner som utarbetas av organisationerna under coachningen endast är avsedda att ses av den aktuella gruppen.

Under dagen fyllde deltagarna i en inledande enkät, där syftet var att kartlägga deltagarnas påverkanskompetens i början av coachningen. Deltagarna svarade på elva frågor som utvärderade deras kompetens på skalan jag vet inget/bara lite, jag kan en del, jag känner till det ganska bra, jag känner till det mycket bra och jag vet inte.

Utvärderingsområdena för enkäten var:

Påverkan som ett socialt fenomen
Begrepp inom påverkan
Målsättning
Val och användning av indikatorer
Ledning av påverkansarbete
Kommunikation om påverkan
Insamling av utvärderingsdata
Analys av utvärderingsdata
Användning av utvärderingsdata
Samordning och ledning av utvärderingen
Utvärderingens systematik

Redan efter startdagen kunde man konstatera att coachningen svarade på det befintliga behovet på ett meningsfullt sätt. Deltagarna var aktiva och det fanns inga större skillnader i organisationernas startnivåer. Deltagarna uttryckte en önskan om ett nätverksevenemang och vi bestämde oss för att svara på detta i form av ett after work-evenemang som anordnades i samband med slutdagen.

Onlinemöte

Ett onlinemöte genomfördes som ett två timmar långt distansmöte ungefär halvvägs genom coachningen.

Målen för onlinemötet var:

Deltagaren kan berätta och kommunicera effekterna av sin egen verksamhet
Deltagaren kan använda utvärderingsfärdigheter i finansieringsansökningar

Onlinemötets upplägg och innehåll:

13.00–13.15	Inledning och isbrytare, presentation av evenemangets program
13.15–14.05	Föreläsning och diskussion: Kommunikation om påverkan Öppning Diskussioner i smågrupper: Vilka av era aktiviteter/resultat borde man kommunicera mer om? Genomgång av gruppdiskussionerna
14.05–14.10	Paus
14.10–14.50	Föreläsning: Utvärdering i finansieringsansökningar
14.50–15.00	Slutord och genomgång av coachningens följande steg

Respons om onlinemötet samlades in under evenemanget med hjälp av Zooms enkätverktyg. Deltagarna ombads att svara på två påståenden: "Jag fick ny information" och "Jag kan använda den information jag fick i mitt arbete" på en skala av "mycket", ”en del" och "inte alls".

Frågor och svar-session

Coachningens Frågor och svar-session genomfördes som ett onlinemöte under dagtid. Sessionen var en frivillig del av coachningen, men trots det deltog deltagare från fyra olika organisationer. Dessutom var två coacher närvarande för att diskutera och facilitera evenemanget. Sessionens diskussionsteman hade inte avtalats i förväg och det fanns ett genuint utrymme för frågor och för att fundera tillsammans.

Diskussionen gick smidigt och ämnena kom från deltagarna själva. Vi funderade tillsammans på bland annat dataanalys och hörde om utvecklingsarbetet i en av de deltagande organisationerna.

Ur coachernas synvinkel var Frågor och svar-sessionen lätt att genomföra och organisera. I praktiken krävde den inga förberedelser i förväg, förutom att skapa en länk till videosamtalet och kommunikation, men gav ändå deltagarna möjligheten att fråga om och höra andras erfarenheter.

Individuell coachning

Den individuella coachningen för organisationerna genomfördes under tre veckor. Varje coach hade tre eller fyra organisationer med vilka ett samtal på två timmar hade reserverats. I praktiken tog det 1–2 timmar, beroende på situationen i organisationen. I praktiken var de deltagande organisationerna i mycket olika skeden i utvärderingsutvecklingen – några i början och några i ett mer avancerat skede av reflektion. Detta återspeglades också i de individuella coachningarna.

Coacherna läste versionen av utvärderingsplanen i förväg och lyfte fram punkter som behövde förbättras, utökas, ändras, etc. Uppmärksamhet ägnades åt dessa frågor:

Har målen, åtgärderna och indikatorerna uppfattats på rätt sätt?
Har processen beskrivits i sin helhet?
Har ansvaren definierats på ett konkret sätt?
Har planen begränsats så att den är lämplig för coachningshelheten?

Under coachningarna försökte man belysa både organisationens framgångar och utvecklingsområden. Dessutom ville man säkerställa att organisationen har konkreta nästa steg för att utveckla en plan för coachningens följande skede.

Om en deltagande organisation så ville eller bara var i början av planen kunde man under de individuella coachningarna också behandla specifika frågor och överväga utmaningarna med utvärdering på en mer allmän nivå, istället för att noggrant granska utvärderingsplanen.

De individuella coachningarna fick god respons från deltagarna och det konstaterades att de även fortsättningsvis bör betraktas som en del av coachningen. Den individuella coachningen tar upp en hel del resurser för både coacherna och deltagarna, men å andra sidan är fördelarna stora. För vissa möten kunde coacherna förbereda sig bättre, för andra sämre, beroende på deltagarnas situation. Å andra sidan hände det att diskussionerna gick från utvärderingsplanen till en mer omfattande utveckling av verksamheten och exempelvis ansökningar om finansiering.

Kamratrespons

Som en del av coachningen arbetade de deltagande organisationerna med en utvärderingsplan för sin egen organisation och kommenterade de andra deltagarnas planer. Vägledning om utarbetandet av utvärderingsplanen gavs under startdagen.

Tidtabell för utarbetandet av utvärderingsplanen:

Återlämnande av den första versionen via e-post till den egna coachen 3.3
Individuella coachningar under veckorna 11–13 (2 h/organisation)
Återlämnande av den andra versionen på Slack-plattformen 21.4
Kommentera utvärderingsplanen för en annan organisation på Slack-plattformen senast 28.4
Återlämnande av den tredje (och sista) versionen på Slack-plattformen 5.5
Presentation av den egna utvärderingsplanen och reflektion över de lärdomar som dragits under närvarodagen i Tammerfors 25.5

Tidtabellen för kamratresponsen och arbetet med den egna utvärderingsplanen var stram, vilket erkändes redan i coachningens planeringsskede.

Avslutningsdag

Coachningens avslutningsdag arrangerades som ett möte på plats.

Målen för avslutningsdagen var:

Deltagaren kan berätta om utvärderingsarbetet i sin egen organisation
Deltagaren kan reflektera över utvärderingsarbetet i sin egen organisation och självständigt reflektera över dess utveckling

Avslutningsdagens upplägg och innehåll:

09.30–10.00	Morgonkaffe
10.00–10.15	Gemensam start, introduktioner en gång till och dagens program
10.15–12.00	Presentationer av organisationernas utvärderingsplaner, 15 minuter per organisation
11.30–12.30	Lunch
12.30–13.45	Presentationerna fortsätter
13.30–13.45	Kaffepaus
13.45–15.00	Muntlig reflektion över coachningen som helhet, besvarande av enkät om respons för coachningen och enkät om kompetensutveckling (jfr. startdagens enkät)

I slutet av avslutningsdagen anordnades ett informellt after work-evenemang för dem som ville, det vill säga en plats tillkännagavs där diskussionen kan fortsätta över en kopp kaffe. Det fanns inget organiserat program. Mer än hälften av deltagarna deltog i detta informella möte.

Utvärdering av coachningen

Utvärderingen av coachningen utfördes på följande sätt:

På coachningens första dag:
- Inledande enkät för deltagarna: hur upplever de sin egen påverkanskompetens i början av coachningen (flervalsenkät, läs mer om frågorna i kapitel 3)
- Enkät om respons för startdagen, elektronisk enkät i slutet av dagen. Frågorna handlade om de praktiska arrangemangen och upplevelser av nyttan av dagens utbyte.

I slutet av onlinemötet en Zoom polls-enkät. Två frågor: 1) evenemanget gav mig ny information 2) jag kan utnyttja informationen jag fick i mitt arbete
På coachningens sista dag:
- En avslutande enkät för deltagarna för att åskådliggöra utvecklingen av den egna kompetensen i slutet av coachningen, samma enkät som på den första dagen
- Enkät om respons om coachningen som en helhet, där man gav respons om avslutningsdagen, coachningen i allmänhet, de individuella coachningarna, kamratresponsen och utarbetandet av utvärderingsplanen
- Deltagarnas reflektionsdiskussion om coachningens framgång och utvecklingen av sin egen kompetens
Coachernas reflektionsmöte om coachningshelheten

3. Genomföran­det av coachningen